Conheces a expressão "Work Smarter, Not Harder"?! Aqui ficam 10 formas de otimizares o teu fluxo de trabalho digital!

Há uma frase comummente atribuída a Bill Gates, fundador da Microsoft, que é:

“Escolho uma pessoa preguiçosa para desenvolver um trabalho árduo. Por causa da preguiça, ela vai descobrir um meio simples de resolver o problema.”

Apesar de a autoria desta frase ser discutível, a ideia que esta transmite é relevante.

Trabalhar de forma inteligente em vez de trabalhar arduamente é uma questão de compreender como se trabalha melhor e utilizar esse conhecimento para otimizar o trabalho. Por isso, decidimos trazer-te um conteúdo algo diferente, para darmos algumas dicas concretas sobre como otimizares o teu fluxo de trabalho digital. Vamos a isso?

10 formas de otimizares o teu fluxo de trabalho digital

Não te esqueças, para trabalhares de forma mais otimizada, é importante personalizares a tua experiência de trabalho. Pode dar-se o caso de algumas destas dicas não fazerem sentido para ti.

1) Usa ferramentas de organização

É comum nas alturas de maior fluxo de trabalho, sentires que estás sobrecarregado com tarefas (acontece a todos). Uma boa forma de prevenir isto, é através de uma ferramenta de gestão de projetos. Desta forma conseguirás organizar as tuas tarefas e estabelecer quais são mais prioritárias. Uma ferramenta de time-tracking também é essencial, para que saibas quanto tempo estás a utilizar com cada tarefa. Lembra-te que “tempo é dinheiro”.

Poderás ter de experimentar algumas destas ferramentas até encontrares a ideal para ti, mas eventualmente vais encontrar uma que irá cumprir todos os requisitos

2) Cria automatismos

Após teres as ferramentas e aplicações que se adequam à tua forma de trabalhar, cria uma forma de as automatizar.

Como exemplo vamos explicar-te uma forma de automatização que temos para a nossa gestão de tarefas e tempo utilizado. Usamos uma aplicação para time-tracking que está ligada à aplicação de gestão de projetos, e, ao iniciarmos uma tarefa, esta começa de forma quase automática (ainda temos de clicar num botão para iniciar), a contar o tempo que estamos nessa tarefa.

Também é importante automatizares as tuas comunicações, e para isso, temos este conteúdo [rml_read_more]que te vai ajudar: Email Marketing: 4 Fluxos básicos para automatizares as tuas comunicações!

3) Concentra-te numa tarefa só

Para algumas pessoas, realizar várias tarefas ao mesmo tempo é a forma mais eficaz de trabalhar, para outras nem por isso.

O conceito de monotasking foca-se nisso mesmo. Uma tarefa de cada vez, realizada com toda a atenção e foco. Esta forma de trabalhar requer alguma habituação e empenho, mas traz ótimos resultados quando aplicada de forma correta.

Dependendo da tua forma de trabalhar, podes demorar a habituar-te a esta forma de trabalho, ou podes nem conseguir fazer esta adaptação.

4) Prepara o teu local de trabalho para a produtividade

Pensa em como o teu espaço de trabalho pode ajudar no teu fluxo de trabalho e prepara-o para isso.

Talvez possas organizar a tua secretária de uma forma diferente ou até experimentar uma secretária alta para trabalhares de pé. Acrescentar um segundo monitor à tua área de trabalho também pode ser uma boa decisão. Existem bastantes opções e tudo irá depender do teu orçamento.

5) Foge ao digital (nem que seja só por momentos)

Sim, esta dica parece um contrassenso, mas pode vir a ajudar. Estamos cada vez mais habituados a trabalhar de forma digital, mas, por vezes, voltar ao papel e caneta pode não ser uma má escolha. Muitas pessoas pensam melhor de forma visual, ou tirando notas. Desta forma, teres um papel e caneta poderá ajudar-te a organizares melhor o teu trabalho.

Uma ideia que também pode resultar bem, é existir um quadro para escrever. Por exemplo, na Paipeláine, temos um quadro na parede, o que nos ajuda a tirar notas rápidas durante alguma sessão de brainstorming. Assim, todas as ideias são escritas, e por vezes, seja umas horas depois, ou no dia seguinte, olhando para essas notas com olhos “frescos”, podemos chegar a diferentes conclusões sobre essas ideias.

6) Desativa as notificações

Esta é uma dica bastante simples de cumprir e que trará bastantes vantagens ao teu fluxo de trabalho. Quantas vezes já te aconteceu estares focado no teu trabalho e receberes uma notificação no teu smartphone ou até no teu computador?

Ao desligares as notificações, vais focar toda a tua atenção na tarefa que estás a realizar. Experimenta e vais ver que te vais habituar.

7) Os atalhos são teus amigos

Muita gente foge a sete pés dos atalhos do teclado. Apesar de, à primeira vista, parecerem complicados, com o hábito irão tornar-se numa importante ferramenta para otimizares o teu fluxo de trabalho.

Procura na documentação dos softwares que usas regularmente, quais são os atalhos disponíveis e de certeza que vais encontrar alguns úteis. Alguns softwares até te deixam criar atalhos personalizados, desta forma irás otimizar o teu trabalho ainda mais.

8) Organiza as tuas tarefas por prioridade

Esta ideia funciona bastante bem com o ponto 3 da nossa lista. Provavelmente em qualquer altura do teu trabalho terás várias tarefas para realizar, mas, provavelmente não terão todas a mesma prioridade. Foca-te nas que sejam mais urgentes e deixa para mais tarde as que tenham prazos de entrega mais longos.

Para que tudo funcione bem, convém que a prioridade das tarefas seja decidida antes de as começares, podes fazer isso, por exemplo, durante uma reunião de distribuição de tarefas.

9) A ajuda da Inteligência Artificial

O uso de Inteligência Artificial (AI) pode ser uma enorme ajuda para as tuas tarefas, facilitando-as e tornando-as mais rápidas.

Dependendo do tipo de trabalho que faças, existem diferentes AIs que te podem ajudar. Podes consultar algumas neste artigo, e também neste!

10) Descansa a tua mente

Esta dica tanto pode ser usada para o teu dia a dia profissional, como também para o pessoal, aliás, até funciona melhor quando usada em conjunto em ambos.

Tenta não “levar trabalho para casa” na tua cabeça. O quer que tenha ficado por fazer, amanhã ainda lá estará, e, quando olhares para essa tarefa com a mente “fresca”, irás provavelmente chegar à conclusão que não é nada que não possa ser feito.

Outra coisa importante que deves fazer, caso estejas sobrecarregado de trabalho, é pedir ajuda. Por vezes temos tendência a fazer tudo sozinhos, mas não é preciso. Ao pedir ajuda, alguém irá olhar para o teu trabalho com outra perspetiva e provavelmente irá dar alguma ideia que ainda não te tinha ocorrido.

Esperamos que este artigo algo diferente te tenha sido útil. Já sabes, para quaisquer dúvidas envia-nos uma mensagem. Não te esqueças de seguir as nossas Redes Sociais: Facebook; Youtube; Instagram; LinkedIn.

Até já...